Erfahre, wie du deinen Rechnungseingang digitalisierst & automatisierst.
Rechnungseingang digitalisieren und automatisieren:
Gewinne Zeit für produktivere Tätigkeiten, indem du deinen Rechnungseingang automatisierst.
In diesem Beitrag zeige ich dir, wie du mit GetMyInvoices und lexoffice deine Buchhaltung vereinfachst und den Buchhaltungsprozess beschleunigst.
Mit automatisiertem Rechnungsmanagement erreichst du die Belegvollständigkeit in der Buchhaltung.
Spare die Zeit, die du bei der mühsamen Suche nach Rechnungsdokumenten verschwendest!
Es bestehen immer noch Herausforderungen im analogen Rechnungsmanagement.
Warum ist ein digitaler Rechnungseingang für Unternehmen sinnvoll?
Es gibt viele Gründe, warum eine digitaler Rechnungseingang für Unternehmen von Vorteil sein kann.
Der vielleicht offensichtlichste Grund ist, dass ein automatisiertes Rechnungsmanagement dem Unternehmen Zeit und Geld sparen kann.
Ein weiterer Grund, warum ein automatisiertes Rechnungsmanagement für Unternehmen eine gute Idee ist, besteht darin, dass sie Fehler vermeiden kann.
Bei der manuellen Verarbeitung von Finanztransaktionen besteht immer die Gefahr menschlicher Fehler. Dies kann zu fehlerhaften Finanzberichten führen, was wiederum schlechte Entscheidungen zur Folge haben kann. Ein digitalisierter Rechnungsprozess kann Unternehmen dabei helfen, diese Fehler zu vermeiden, indem sie sicherstellt, dass die Transaktionen korrekt und rechtzeitig verarbeitet werden.
Mit einem Rechnungsworkflow können Unternehmen Zeit sparen, indem sie ihre Finanztransaktionen automatisch verarbeiten lassen. Dadurch kann sich das Unternehmen auf andere Bereiche seiner Tätigkeit konzentrieren.
Darüber hinaus kann die automatisierte Rechnungsbearbeitung den Unternehmen helfen, Geld zu sparen, da weniger Personal für das Rechnungsmanagement benötigt wird.
In vielen Fällen kann ein automatisiertes Rechnungsmanagement auch zur Verbesserung des Cashflows beitragen, da sie einen Echtzeit-Einblick in die Finanztransaktionen ermöglicht.
Ein digitales Rechnungsmanagement hilft den Unternehmen, ihre Finanzen genauer zu überwachen.
Mit einer Buchhaltungssoftware, wie lexoffice können Unternehmen alle ihre Einnahmen und Ausgaben an einem Ort erfassen. So ist es für Unternehmen viel einfacher zu sehen, wo sie Geld einnehmen und ausgeben, und sie können ihr Budget bei Bedarf anpassen.
Durch die Verknüpfung von GetMyInvoices mit lexoffice werden die Rechnungen synchronisiert.
Insgesamt ist die automatisierte Bearbeitung von Rechnungen eine gute Möglichkeit für Unternehmen, Zeit und Geld zu sparen und ihr Finanzmanagement zu verbessern.
Vorteile eines digitalen Rechnungsmanagements
- manuelle Fehler vermeiden
- automatische Finanztransaktionen
- zeitnaher Überblick über die Finanzen
- schnellere Budgetanpassungen
- Verbesserung des Cashflows
- mehr Zeit für Kerngeschäft
- weniger Personalkosten
Wenn du die Automatisierung deines Rechnungseingangs in Erwägung ziehst, solltest du dich gründlich informieren und eine Software auswählen, die den Anforderungen deines Unternehmens am besten gerecht wird.
Herausforderung eines manuellen Rechnungseingangs
Suchst du auch nach Rechnungen? Bekommst du Rechnungen aus verschiedenen Portalen? Erhältst du Rechnungen per Post per Mail?
Täglich verbringen wir viel Zeit bei der Suche nach Rechnungen. Irgendwo liegen die Rechnungen verstreut rum.
Ich denke, du hast mittlerweile gewisse Prozesse eingerichtet, mit dem du alle Rechnungen ordnungsgemäß und recht schnell findest und auch verarbeitest, prüfst und deinem Steuerberater bereitstellst.
Aber du kennst das leidige Thema:
Du hast unterschiedliche Quellen an Portalen, Kanälen, wo Rechnungen an dich geschickt und abgelegt werden.
Diesen zeitaufwändigen Prozess der Rechnungssuche kannst du mit GetMyInvoices optimieren und automatisieren, um du dich voll und ganz auf dein Kerngeschäft zu konzentrieren.
Du bekommst mittlerweile diverse Rechnungen in unterschiedlichen Kundenportalen.
Sei es Rechnungen von Telekommunikationsanbietern, oder Online Händlern, wie Amazon, oder Stromanbieter, die Rechnungen in dem Kundenportal hinterlegen. Darüber hinaus gibt es auch immer noch ganz klassisch die Zusendung der Rechnung in dein E-Mail-Postfach.
Überall liegen die Rechnungen verstreut herum. Du benötigst viel Zeit, um die Rechnungen zu sammeln.
Zudem erhältst du ganz klassisch eine Rechnung oder einen Beleg in Papierform per Post.
Auch diese Papier-Dokumente und Belege solltest du dann digitalisieren, um sie sauber an den Steuerberater übermitteln zu können.
Was kann bei der manuellen Rechnungssuche passieren?
Neben dem hohen Zeitaufwand bei der Suche nach Dokumenten, kann es sein, dass du die ein oder andere Rechnung aus den Portalen vergisst.
Zudem kann es passieren, dass dir die Zugangsdaten zu dem Kundenportal nicht mehr einfallen. Du verbringst noch mehr Zeit mit dem Zugang zum Rechnungsportal.
Das ist nervig und führt dazu, dass die vorbereitende Buchhaltung noch mehr Zeit in Anspruch nimmt.
Zahlungsfristen und die Nutzung von Skonto werden dadurch vernachlässigt.
Durch die manuelle Vorbereitung der Buchhaltung entstehen Mehrkosten. Dem Unternehmer und auch dem Steuerberater macht es keinen Spaß.
Mit GetMyInvoices kannst du bequem die Rechnungen automatisiert aus den Kundenportalen abrufen. Auch Rechnungen per E-Mail kannst du an GetMyInvoices weiterleiten.
GetMyInvoices ist deine digitale, zentrale Sammelstelle für Rechnungen. Auch für Rechnungen, die du in Papierform erhalten hast.
Digitalisiere deinen Rechnungseingang mit GetMyInvoices.
Hast du auch schon Stunden damit verbracht nach einer Rechnung oder einem Beleg zu suchen?
Dann teste GetMyInvoices für 14 Tage kostenlos!
Wie hilft GetMyInvoices bei der Automatisierung der Eingangsrechnungen?
Mit GetMyInvoices hat die zeitaufwendige und nervige Rechnungssuche ein Ende.
Du digitalisierst und automatisierst mit GetMyInvoices einfach deinen Rechnungseingang.
Es drei Bereiche bei GetMyInvoices:
- Rechnungsimport
- Rechnungsmanagement
- Datenexport
Täglich werden von GetMyInvoices über 100.000 Dokumente importiert. Aus über 10.000 Kundenportalen und diversen anderen Quellen.
Die Dokumente werden bei GetMyInvoices verarbeitet, geprüft und auch bezahlt. Mit dem „Banking Modul“ von GetMyInvoices verknüpfst du dein Geschäftskonto und deine Kreditkarten.
Ich empfehle das Kontist Geschäftskonto in Kombination mit der Miles & More Business MasterCard.
Mehr über meine Kontist Konto Erfahrungen: https://stratmanndigital.de/kontist-erfahrungen/
Das OCR-Scanning von GetMyInvoices extrahiert relevante Zahlungsdaten automatisch. Das heißt auch Belege, die du in Papierform bekommst, kannst du mit der Scan App einscannen.
Erfasse mit der kostenlosen GetMyInvoices-App deine Quittungen und Belege ganz einfach von unterwegs. Keine Rechnung geht verloren, sondern wird direkt in dein GetMyInvoices-Konto zur weiteren Verarbeitung hochgeladen.
Für den digitalen Rechnungseingang fotografierst du die Dokumente lediglich mit dem Smartphone ab, den Rest übernimmt für dich die GetMyInvoices-App automatisch.
Dazu gehört auch das zuverlässige Auslesen der Rechnungsdaten mittels integrierter OCR (optischer Zeichenerkennung, engl. optical character recognition).
Das zeitaufwendige Abtippen von Rechnungsbeträgen, -nummern oder -adressen kannst du dir sparen.
Die eingescannten Dokumenten können dann in GetMyInvoices verarbeitet werden.
Alle eingehenden Rechnungen und Dokumente kannst du in GetMyInvoices prüfen, freigeben und direkt bezahlen. So funktioniert der Rechnungseingang automatisiert.
Die strukturierten Daten können anschließend an Datev, an deinen Steuerberater oder an ein System deiner Wahl, , z. B. lexoffice übermittelt werden.
Wie du die Rechnungsdaten an lexoffice als Buchhaltungstool übergibst, zeige ich dir später.
Was kostet GetMyInvoices?
GetMyInvoices hilft dir monatlich sehr viel Zeit bei der Rechnungssuche zu sparen. Du kannst mit GetMyInvoices deine Buchhaltung automatisch vorbereiten.
Nutze die gewonnen Zeit um dich auf dein Kerngeschäft zu konzentrieren.
Die GetMyInvoices Preise sind von deinen Anforderungen abhängig.
Je nachdem, wie hoch deine Anforderungen sind, wie viele Portale du anbinden möchtest und wie viele Dokumente du pro Monat zu GetMyInvoices übermitteln möchtest.
Such das passende Paket für dich aus.
Du kannst GetMyInvoices für 14 Tage kostenlos testen.
Kein passendes Paket für dich dabei? Dann lass dir dein individuelles Paket schnüren.
Rechnungsworkflows automatisieren
Möchtest du dein komplettes Rechnungsmanagement mit dazu zu buchen? Dann empfehle ich dir das Workflow-Management von GetMyInvoices.
Mit dem Workflow-Management von GetMyInvoices kannst du:
- revisionssicher Freigabeprozesse und Zahlungen digitalisieren
- verschiedene Nutzerrollen mit Berechtigungen anlegen
- Rechnungen direkt in GetMyInvoices bezahlen
- Information über Zahlungsfristen sowie Möglichkeiten zur Nutzung von Skonto
- Zuordnung von Rechnungen und Transaktionen mit dem „Banking Modul“
Mit dem Workflow-Management kannst du jegliche Rechnungsprozesse optimieren und die Buchhaltung sauber vorzubereiten.
Spare Zeit & automatisiere deine Rechnungsmanagement mit dem Workflow-Management von GetMyInvoices!
Deine Vorteile mit dem GetMyInvoices Workflow-Management:
- Rechnungen werden innerhalb kürzester Zeit verarbeitet
- keine Zahlungen versäumen
- Nutze Vorteile, wie Skonto
- Keine fehlenden Rechnungen dank Kontoabgleich
- deine vorbereitende Buchhaltung ist vollständig & korrekt
GetMyInvoices Workflow-Management Kosten
Behalte die Kontrolle über deine Zahlungen und erstelle mit GetMyInvoices individuelle Prüf- & Freigabeprozesse. Zahle offene Rechnungen bequem in GetMyInvoices und vervollständige dein Rechnungsmanagement.
Du hast mit dem Workflow-Management von GetMyInvoices den Kopf frei für wichtigere Dinge!
Durch das Workflow-Management erhöhen sich die GetMyInvoices Paketpreise etwas. Es lohnt sich bei komplexen Unternehmen.
GetMyInvoices & lexoffice verbinden
Wie du GetMyInvoices ganz einfach mit lexoffice verknüpfst kannst du dir im Video anschauen:
Du kannst bei dem Export den Dokumententypen, Bezahlstatus, Rechnungen mit Tag etc. definieren.
Du kannst bestimmen, ob du die Belege automatisiert an lexoffice übermittelst oder vorher erst freigeben möchtest.
Gleichzeitig hast du die Möglichkeit, eine Definition festzulegen, wie die Daten einheitlich zu lexoffice übermittelt werden können.
Anschließend kannst du einstellen, die Dokumente zu archivieren.
Alles Datenschutz- und GoBD konform.
Darüber kannst du Standard Kontakte in lexoffice hinterlegen und eine Standard Kategorie anlegen.
Nun definiere Zeitraum, ab wann die Rechnungen an lexoffice übermittelt werden sollen.
Sobald du ein Datum ausgewählt hast, klicke auf „speichern“.
So einfach hast du GetMyInvoices mit lexoffice verbunden.
Die Verbindung zur lexoffice ist hergestellt und du kannst automatisiert alle Dokumente in dein Buchhaltungsprogramm exportieren.
