Leitfaden: Deine erste Prozessautomatisierung

Wenn du das nächste Mal arbeitest, halte einen Stift und ein Blatt Papier in deiner Nähe. Schreibe dann jede einzelne Aufgabe auf, an der du arbeitest. Wenn du fertig bist, überprüfe deine Liste und markiere diejenigen, die du automatisieren möchtest!

💡 Noch ein Tipp:

Bevor du versuchst, etwas zu automatisieren, frage dich:

„Muss ich das wirklich überhaupt tun?“

Schritt Nr. 2: Zerlege deine Aufgaben in Kernkomponenten

Wenn du mit dem Brainstorming fertig bist, wähle 1 – 3 Aufgaben aus deiner Liste und beantworte diese drei Fragen:

Wann erledigst du diese Aufgabe normalerweise?
Was „triggert“ dich dazu?
Was sind alle Schritte, die du unternehmen musst, um die Aufgabe abzuschließen?
Welche Apps (Anwendungen) verwendest du, um jeden der oben aufgeführten Schritte auszuführen?

Zwei Beispiele:

Beispiel Nr. 1:

Neue Pipedrive Deals werden zu einer Google Tabelle hinzugefügt

Aufgabenzusammenfassung
(Beschreibe die Aufgabe in einem Satz…)

Sobald ein neuer Pipedrive Deal erstellt wird, wird dieser Deal zu einer Google Tabelle hinzugefügt
Wann
Wann erledigst du diese Aufgabe normalerweise? Was “triggert” dich dazu?

Ich mache das jedes Mal, wenn ich einen neuen Deal in Pipedrive anlege
Schritte
Liste jeden kleinen Schritt auf, den du unternehmen musst, um das gewünschte Ergebnis zu erreichen

Deal in Pipedrive anlegen
Google Tabelle öffnen
Passende Tabelle suchen
Neue Zeile mit Inhalten vom Pipedrive Deal füllen
Beteiligte Anwendungen
Liste alle Apps (Anwendungen) auf, die du verwendest, um jeden der oben aufgeführten Schritte auszuführen

Pipedrive CRM & Google Tabellen

Meine Erfahrungen mit dem Pipedrive CRM: https://stratmanndigital.de/pipedrive-crm/

Make Template für Beispiel Nr. 1

LINK ZUM TEMPLATE

Beispiel Nr. 2:

Aktualisiere Bestandszahlen in Google Sheets auf Grundlage von Shopify-Bestellungen

Aufgabenzusammenfassung
(Beschreibe die Aufgabe in einem Satz…)

Sobald ein neue Shopify Bestellung ausgelöst wird, wird der Bestand in einer Google Tabelle angepasst
Wann
Wann erledigst du diese Aufgabe normalerweise? Was “triggert” dich dazu?

Ich mache das jedes Mal, wenn ich eine neue Shopify Bestellung erhalte
Schritte
Liste jeden kleinen Schritt auf, den du unternehmen musst, um das gewünschte Ergebnis zu erreichen

Shopify Bestellung wird ausgelöst
Google Tabelle öffnen
Passende Tabelle suchen
Produkt in der Tabelle suchen
Den Bestand in der passenden Zeile beim richtigen Produkt anpassen
Beteiligte Anwendungen
Liste alle Apps (Anwendungen) auf, die du verwendest, um jeden der oben aufgeführten Schritte auszuführen

Shopify & Google Tabellen

Make Template für Beispiel Nr. 2

LINK ZUM TEMPLATE

Jetzt bist du an der Reihe…

[Füge deinen Aufgabennamen ein]

Aufgabenzusammenfassung

Beschreibe deine Aufgabe in einem Satz…
Wann

Wann erledigst du diese Aufgabe normalerweise? Was „triggert“ dich dazu?
Schritte

Liste jeden kleinen Schritt auf, den du unternehmen musst, um das gewünschte Ergebnis der Aufgabe zu erreichen
Beteiligte Apps (Anwendungen)

Liste jede App (Anwendung) auf, die du verwendest, um jeden der oben aufgeführten Schritte zu erledigen

Schritt Nr. 3: Verwandle deine Teilaufgaben in eine „Wenn/Dann“-Anweisung

Jede Automatisierung – egal, welches Tool du verwendest – ist nach genau derselben Formel strukturiert :

Wenn dies passiert, dann mach das

🤖 „Wenn“ ist das, was die Automatisierung „auslöst“.

Jede Automatisierung erfordert einen Auslöser.

Außerdem ist pro Automatisierung nur ein Trigger zulässig.

„Dann“ ist die Aktion – das soll deine Automatisierung tun.

Im Gegensatz zu nur einem Auslöser kannst du bei Make zahlreiche Aktionen hinzufügen.

Wenn du eine Automatisierung hast, die mehrere verschiedene Schritte umfasst, sieht deine Formel in etwa so aus:

Wenn X passiert, dann erledige Y … und W … und Z.

Wenn du neu in der Automatisierung bist, empfehle ich immer:

Beginne mit einer einfachen Automatisierung, die nur eine Aktion umfasst.

Der letzte Schritt vor dem eigentlichen Aufbau deiner Automatisierung besteht darin, die Teilaufgaben in eine „Wenn/Dann“-Anweisung umzuwandeln.

Zum Beispiel würde die Aufschlüsselung des ersten Beispiels, das wir in Schritt #2 verwendet haben, folgendermaßen aussehen:

Wenn ich ein neues YouTube-Video auf meinem Kanal poste, dann poste einen Tweet mit dem Link

Wähle nun eine deiner Teilaufgaben und verwandle sie in eine „Wenn/Dann“-Anweisung unten:

Wenn [Trigger einfügen] passiert, dann führe [Aktion einfügen]

aus.

Das war es!

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Video: Make – Erstelle deinen ersten Workflow

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Dann schau dir das kurze Video an:

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Erstelle mit Make deine erste Automatisierung

Drei Schritte auf dem Weg zu deiner ersten Automatisierung:

Schritt Nr. 1: Erstelle eine Liste deiner am häufigsten wiederholenden Aufgaben